Lecco, 09 ottobre 2017   |  

La segnalazione del file dati fatture non implica lo scarto

di a cura dello studio Qualitas Commercialisti Associati

Se il file non è stato scartato le modifiche possono riguardare anche i dati di un singolo documento

fisco

Al di là dei problemi tecnici legati all’invio della comunicazione dei dati delle fatture persistono le incertezze sulla corretta indicazione di tali dati, essendosi rivelate insufficienti le istruzioni contenute nelle specifiche tecniche approvate con provv. Agenzia delle Entrate n. 58793/2017, così come i chiarimenti forniti con le FAQ pubblicate dalla stessa Agenzia sul sito “Fatture e Corrispettivi”.

A fronte di tutto ciò, può essere utile, dunque, esaminare le procedure di rettifica o annullamento delle comunicazioni, distinguendo, in primo luogo, fra le ipotesi in cui la comunicazione è stata acquisita dal sistema ricevente e quelle in cui la stessa è stata scartata.

Si ricorda, preliminarmente, che la trasmissione del file può avere tre esiti diversi. Dalla notifica rilasciata può risultare, infatti, che la comunicazione è stata:
- elaborata correttamente;
- elaborata con segnalazioni;
- scartata con errori.

Nei primi due casi, i dati delle fatture si intendono acquisiti dall’Agenzia delle Entrate; nell’ultimo caso, invece, la comunicazione non risulta inviata e occorre trasmettere un nuovo file con i dati corretti. Gli errori sono segnalati nella notifica di esito e possono essere di natura formale (es. nome del file duplicato, dimensioni superiori a quelle ammesse, invalidità del certificato di firma), ovvero riguardare il contenuto della comunicazione (es. incoerenze nella compilazione dei campi “Natura”, “Imposta” e “Aliquota”, codice fiscale o partita IVA non validi).

Le tipologie di errore indicate comportano lo scarto del file e, secondo quanto chiarito dall’Agenzia delle Entrate nelle risposte alle FAQ, anche laddove l’errore riguardi soltanto uno dei documenti inclusi nel file, il soggetto passivo IVA è tenuto a trasmettere una nuova comunicazione completa dei dati di tutte le fatture precedentemente incluse, non essendo ammessa la correzione dei soli dati errati.

Esistono, tuttavia, alcune tipologie di errori “non bloccanti”, i quali non implicano lo scarto del file, bensì il solo invio di una segnalazione da parte del sistema ricevente. Si tratta delle ipotesi in cui:
- la partita IVA risulta cessata nella banca dati dell’Anagrafe Tributaria;
- la data di emissione/registrazione della fattura non è compatibile con il periodo di riferimento della comunicazione.

Come già evidenziato, la segnalazione è finalizzata ad avvisare l’operatore dell’esistenza di un’anomalia nella fattura o nella comunicazione inviata, ma non ostacola la trasmissione, per cui l’adempimento deve intendersi comunque effettuato.

Tuttavia, in caso di indicazione di una partita IVA cessata, potrebbe essere opportuna, da parte del soggetto passivo IVA, una verifica circa la sussistenza di irregolarità nella fatturazione ovvero nell’operazione documentata, valutando le conseguenze di un successivo controllo dell’Amministrazione finanziaria non tanto ai fini della corretta effettuazione dell’adempimento di cui all’art. 21 del DL 78/2010, ma ai fini di un’eventuale regolarizzazione delle violazioni ad esso sottese.

Possono emergere criticità in caso di invio con segnalazioni

Resta fermo che la comunicazione inviata con esito positivo o con segnalazioni può essere modificata o annullata e, diversamente da quanto previsto nell’ipotesi di scarto, è ammessa la rettifica o l’annullamento dei dati riferiti anche a un unico documento.

Nello specifico, ai fini della rettifica, occorre generare una nuova comunicazione indicando:
- nelle sezioni relative alle fatture emesse e ricevute, i dati corretti delle fatture che si intendono modificare;
- nel blocco relativo alla rettifica, l’identificativo del file originariamente trasmesso (assegnato dal sistema in fase di ricezione del medesimo), nonché la posizione della fattura da modificare all’interno del file XML.

Si ricorda, a tal proposito, che anche in caso di più rettifiche successive, occorre fare riferimento all’identificativo del file originario e non a quello del file di rettifica.

Qualora, invece, il soggetto passivo IVA intenda procedere all’annullamento della comunicazione ovvero di alcuni dei dati in essa contenuti, sarà tenuto a:
- inviare una nuova comunicazione senza compilare le sezioni relative alle fatture emesse e ricevute, ma soltanto il blocco relativo all’annullamento;
- riportare l’identificativo del file contenente i dati da annullare ed eventualmente, in caso di annullamento non dell’intera comunicazione ma dei soli dati relativi a uno o più documenti, anche la posizione occupata da questi ultimi nel file trasmesso.

Occorre dunque prestare attenzione poiché, laddove l’elemento “Posizione” non venga valorizzato, l’annullamento riguarderà tutte le fatture presenti nel file originario.

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